住民税通知書類のマイナンバーに注意しましょう！！

この時期、各市町村より会社へ住民税の通知書類が届きます。  福山市の場合は、『市民税　県民税　特別徴収関係書類在中』と書かれた薄い水色の封筒で届きます。

この封筒の中には、従業員の給与から控除する金額などが書かれた一覧表（福山市の場合は『２０１７年度（平成２９年度）給与所得等に係る市民税・県民税　特別徴収税額の決定・変更通知書（特別徴収義務者用）』というタイトルのＢ４サイズの書類です）と、従業員へ渡す通知書が入っています。

この一覧表には、今年から従業員本人と会社のマイナンバー記載欄があります。福山市の場合はマイナンバーが記載されていますが、市町村によってはマイナンバー欄が空白のものや、＊印が印字されているなど対応が異なっています。

【どのような事に気を付ければ良いの？】

上記のマイナンバーが記載された一覧表は特定個人情報ですので、厳重な管理が必要です。

①特定個人情報の取り扱い可能ではない者が開封や取り扱いを行わないこと。　 給与計算を行う方が取り扱い可能でない場合は、 給与計算を行う方へは、マイナンバー欄を塗りつぶ した コピーを渡す。

なお、会社が個人の場合は、会社のマイナンバー欄に  社長様個人のマイナンバーが記載されていますので、その欄も塗りつぶしてください。

※マイナンバー欄に色がついた付箋を貼ってコピーすると楽です。

②一覧表は鍵付きロッカーや金庫などで保管すること。

個人の机の中や、机の上など他の従業員に見られる場所に置かない。

【行政機関の対応について】

国が定めた『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』には、安全管理措置として『特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す必要が生じた場合には、容易に個人番号が判明しないような措置、追跡可能な移送手段の利用等、安全な方策を講ずる。』とされています。

今回の一覧表の郵送は書留などになっておらず、追跡可能なのかどうか疑問があります。万が一違う住所に配達されていたらどうするのでしょうか？また、会社のポストに入ったままだと盗まれる危険もあります。

そもそも住民税の一覧表にマイナンバーが記載されていることの周知活動も不足しています。会社側に厳しい対応を求めてくる前に行政機関としてしっかりとした対応をお願いしたいものです。

『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（行政機関等・地方公共団体等編）：個人情報保護委員会』より抜粋

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本号の担当は、特定社会保険労務士 細谷 でした。