データが残っていても、紙の書類は捨てないで！

 

 ◆ 請求書等は紙での保存が義務ですが・・・

見積書や請求書等、事業を営んでいると一年間で扱う書類は膨大になり、整理が大変という お客様が多いのではないでしょうか。また、各税法で7年分から9年分、法人のお客様は会社法で10年分の書類の保管義務があり、保管スペースの確保も大変だと思います。 請求書等の書類は紙での保存が原則ですが、下記の要件を満たして税務署長の事前承認を 得ることで、各税法で保存が義務付けられている書類を作成した電子データのまま保存することができます。

 

 

◆ 紙切れ一枚では済みません

この承認の申請書は、電子データでの保存を開始する日から3ヶ月前の日までに提出する 必要があります。
また、使用するシステムの概要、電子計算機処理に関する事務手続の概要 などを記した添付書類が必要です。
「適正事務処理規定」や「事務分掌細則」等、社内の事務処理を規定した就業規則のような文書を作成しなければなりません。

◆ まだまだ書類は紙で保存を

国税庁の案内では、文書保存の負担軽減を図るとのことですが、見積・納品・請求に自社専用システムを導入している規模の大きな企業向けの制度であって、現状ではExcelやWordで書類を作ってパソコンに保存していればいいというような、気安く使える制度にはなっていないようです。
社内に独自のシステムを導入するというような事があれば、上記要件を満たせるような設計を検討することで、書類の山から解放されるかもしれません。

 

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　　　　　本号の担当は、杉之原チーム　でした。